6 problemas solucionados com um sistema de agendamento online

Sistema de agendamento online para salão de beleza

O agendamento online surpreendeu salões de beleza e todo o setor de serviços de beleza e estética. Anos atrás, todos os horários eram marcados exclusivamente pessoalmente ou por telefone, hoje em dia, o agendamento online tornou-se tão comum que seu salão de beleza, barbearia, spa ou clínica de estética deve fazê-lo. Felizmente, isso é uma grande comodidade para clientes e proprietários de empresas. Além disso, você tem acesso a inúmeras soluções avançadas que vão além do agendamento online e levam o conceito ao próximo nível, ajudando na gestão de todo seu salão. Você ganha muito mais ao usar um sistema que faça agendamento online e ajude a gerir as demais áreas de seu salão de beleza.

O Versum, o software para salão de beleza e demais negócios prestadores de serviços de beleza e estética, vai um passo além ao fornecer recursos que não apenas facilitam o agendamento de visitas online, mas ajudam a otimizar todos os processos de execução e gerenciamento de um salão. Não podemos garantir que todas as funcionalidades que abordaremos neste artigo estejam disponíveis em outros sistemas, portanto, para tirar o máximo proveito deste guia, recomendamos que teste o Versum gratuitamente (sem custos ocultos, sem necessidade de cartão de crédito).

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Agora, vamos lá! Você pode dizer “adeus” a estes 6 problemas comuns com um sistema de agendamento online adequado para seu salão de beleza (barbearia ou clínica de estética).

Problema 1: mal-entendidos sem um sistema de agendamento online

Um dos problemas mais comuns que salões de beleza e clínicas de estética enfrentam é uma série de mal-entendidos relacionados aos dados do cliente (nome, sobrenome, número de telefone) e detalhes do compromisso (hora, data, tipo de serviço). Quando você está falando ao telefone, há muitas coisas que podem dar errado, a qualidade da conexão pode ser ruim, o cliente pode não falar claramente, eles podem dizer algo que não pretendiam sem perceber o erro,…, enfim. Se você escrever errado o nome do cliente, a situação pode ficar bastante complicada e a qualidade do serviço ao cliente pode diminuir, pois o cliente pensará que você não estava preparado para recebê-lo. Se você escrever o tipo do serviço incorretamente, sua agenda ficará desorganizada e é possível que você não consiga oferecer o serviço que o cliente realmente queria no horário agendado. Se você escrever a data ou o horário errado, as consequências serão muito mais graves e, em alguns casos, não haverá resgate após tal situação e o cliente nunca retornará ao seu negócio. A pior parte é que mesmo que não haja falhas do seu lado, você não tem evidências de que foi o cliente que cometeu umerro ao solicitar uma reserva de horário.

Empreendedores que fazem o uso de um sistema de agendamento online em seu salão de beleza deixam claras, por meio deste, todas as informações que o cliente precisa ter. Assim, a probabilidade de cometer um erro ao escolher a data (sem mencionar errar o nome ou número de telefone) é muito menor. Em seu site exclusivo para agendamento online do Versum, seus clientes têm acesso a seu catálogo de serviços (você pode e deve incluir uma descrição para cada serviço na página de reserva) e aos horários disponíveis e fazem a reserva por si só. Ou seja, seu cliente seleciona o serviço, o horário, sabe a faixa de preço do tratamento e informa seus próprios dados pessoais sem que você tenha que atender o telefone ou responder ao WhatsApp. Isso é maravilhoso pois otimiza seu tempo e te protege de erros. Além disso, eles recebem uma confirmação de sua reserva com todos os detalhes e, em seguida, um lembrete antes da visita, para não haver risco de esquecerem do compromisso agendado. Por fim, como todo o processo está sendo gerenciado em seu sistema Versum, você tem evidências de que qualquer erro possível não foi sua culpa. No geral, o processo de comunicação é muito mais eficaz e confiável.

Problema 2: reservas duplas

As reservas duplas (tanto quando você marca o mesmo cliente para o mesmo serviço em dois horários diferentes quando você marca dois clientes para o mesmo serviço no mesmo horário) também se originam de mal-entendidos ou má-organização, mas são ainda mais desastrosas. Se você reservar um serviço para dois clientes diferentes ao mesmo tempo, sua reputação poderá sofrer bastante. Forçado a recusar o serviço a um dos clientes, na melhor das hipóteses, você perderá a confiança dele, na pior das hipóteses, perderá o cliente. Mesmo aos olhos do cliente que será tratado, você parecerá desorganizado e não confiável. Não é de admirar que o pensamento de reservas duplas mantenha os proprietários de salão acordados à noite, afinal é um erro fácil de cometer e as consequências são graves.

Com o sistema de reservas online do Versum, simplesmente não há como uma reserva dupla acontecer. O sistema processa as reservas em tempo real, para que o horário daquele profissional fique indisponível assim que alguém fizer a reserva. Mesmo se você adicionar um compromisso manualmente, não há como as reservas se sobreporem, pois seu site de agendamento online é totalmente integrado com o resto de sua agenda digital para salão de beleza e o software garante isso.

Problema 3: clientes que marcam e não vão (e outros clientes difíceis)

Um compromisso perdido ou um cancelado de última hora pode acontecer a qualquer pessoa, você perdoa seus clientes pela primeira vez, mesmo que isso traga perdas significativas. No entanto, não comparências reincidentes são uma história totalmente diferente.

Felizmente, o sistema de agendamento online para salão de beleza do Versum permite restringir a capacidade de alguém de reservar um horário. Dentro do sistema, em seu detalhado cadastro de clientes, você seleciona os clientes que comumente marcam e não comparecem e limita que tipo de serviço ele pode agendar online, forçando-o a ligar ou ir ao salão para agendar para que você possa enfatizar que ele deve comparecer no horário marcado ou até cobrar uma parcela do valor do tratamento como depósito. Você pode aplicar um método semelhante a diferentes tipos de clientes difíceis (os sempre atrasados, os que são problemáticos para pagar, entre outros), restringindo-os temporária ou permanentemente.

Problema 4: falta de recepcionista

Nem todos os estabelecimentos de beleza e estética contam com uma recepcionista e, em muitos casos, é o próprio dono do salão que está encarregado de marcar consultas. Não é a situação mais confortável, para dizer o mínimo, como proprietário de uma empresa, você tem cento e uma coisas em mente e o telefone constantemente tocando definitivamente não está ajudando. Além disso, vamos ser honestos, correr de um lado para o outro, ficar cansado, estressado e sempre com pressa não fará de você a recepcionista mais acolhedora, podendo afetar até a qualidade do tratamento que você oferece pois sua atenção fica dividida. Assim, você fica muito mais propenso a cometer erros.

Com um sistema de agendamento online, você ganha uma recepcionista virtual, disponível para seus clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana. Nenhum funcionário adicional é necessário, você pode se concentrar nas tarefas mais importantes, enquanto todas as reservas estão sendo transferidas automaticamente para a agenda digital e online de seu salão de beleza.

Problema 5: falta de um site para agendamento online

Você administra suas páginas de perfis no Facebook e no Instagram, onde compartilha todas as belas transformações de clientes, as últimas notícias sobre sua empresa, promoções sazonais e chegadas dos novos produtos de varejo. Infelizmente, você não possui um site oficial no qual pode compartilhar seu menu completo, afinal, esses sites não são baratos para serem criados – podendo custar cerca de 2 mil reais. As páginas das mídias sociais são ótimas como seu portfólio online, mas são um pouco desorganizadas. Um site é realmente conveniente para seus clientes descobrirem a gama de serviços que você fornece, assim como seus preços, duração e realizarem o agendamento online.

Ao usar o sistema de agendamento online do Versum, você obtém automaticamente seu site exclusivo para agendamento online. É muito fácil e intuitivo gerenciá-lo, além de ser muito conveniente para seus clientes. O site é muito elegante, você pode apresentar sua empresa, sua equipe, o menu de serviços, avaliações dos clientes e fazer reservas online, complementando perfeitamente suas mídias sociais.

Dica: lembre-se de colocar o link de seu site exclusivo de agendamento online no botão de sua página do Facebook, na bio e nos stories de seu Instagram.

Problema 6: ligações fora de hora

Uma das coisas mais irritantes de todos os tempos é quando os clientes começam a tratar seu número de telefone como uma linha direta de consulta de última hora e enviando uma mensagem de texto ou WhatsApp a qualquer hora que desejarem. Há aqueles que entram em pânico no início da manhã de domingo porque estragaram sua nova cor de cabelo com shampoo barato e te ligam. Aquelas muito persistentes para marcar uma consulta enquanto você passa o dia de folga em um encontro de família. Aquela que continua mandando mensagens para você, no meio da noite, com uma história muito detalhada de como o tentou fazer um tratamento caseiro e, acidentalmente, transformou seu penteado em um desastre e eles precisa de uma correção o mais rápido possível, …, bem você, com certeza, já viu esses casos e muitos outros.

Em geral, é melhor nunca compartilhar seu número pessoal com os clientes e responder ao telefone do salão somente no horário comercial, silenciando-o quando você estiver fora. Por outro lado, é preciso lembrar que seu horário de trabalho pode ser completamente diferente do horário de alguns de seus clientes em potencial. Algumas pessoas trabalham à noite e são mais ativas à noite ou no início da manhã. Eles podem ficar desanimados ao encontrar um problema ao tentar entrar em contato com seu negócio, por mais que seja um horário inconveniente para você – há pessoas muito sem noção neste mundo. Todos temos estilos de vida variados, e é por isso que é crucial que os clientes possam marcar uma visita quando for mais conveniente para eles e o agendamento online para salão de beleza permite que você solucione esse problema.

Atualmente, fazer agendamento online é tão popular, que não é mais uma questão de encontrar uma ferramenta, mas sim aquela que oferece as melhores funcionalidades e facilidade de uso (para você e seus clientes). O sistema Versum oferece agendamento online para seu salão de beleza (clínica de estética, spa, barbearia, esmalteria) perfeitamente sincronizado com o restante do programa (especialmente a agenda de compromissos, registros de clientes e lembretes de compromissos) e fornece várias comodidades adicionais. Reserva instantânea de compromissos, um site gratuito e personalizado, novas notificações de reservas, integração com o calendário do Google, a possibilidade de reservar via Facebook,  e todas as outras funções para gerir seu salão integralmente. Portanto, se você deseja permitir que seu cliente faça reservas online em seu salão, busque o melhor, use o Versum!

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